Hiện nay, công nghệ ngày càng phát triển đi đôi với việc có khá nhiều phần mềm quản lý bán hàng ra đời. Thế nhưng, Excel vẫn hiện diện và được ưa chuộng ở nhiều doanh nghiệp. 

Trong bài viết này, Tera Solutions sẽ gợi ý 4 mẫu Excel phổ biến để tăng hiệu quả bán hàng nhé!

Lý do nhiều doanh nghiệp vẫn dùng Excel để quản lý khách hàng?

Phải thật sự công nhận những ưu điểm của Excel mang lại khiến nhiều doanh nghiệp khó từ bỏ đó là:

Hoàn toàn miễn phí

Excel là một bộ công cụ của Microsoft không cần trả phí. Bạn chỉ cần tải phần mềm về PC hoặc laptop là có thể dễ dàng sử dụng.

Giao diện đơn giản, dễ sử dụng

Đa phần các cá nhân được tiếp xúc với Excel ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường THCS. Thế nên, một phần nào đó họ đã quen và có thể thành thạo khi sử dụng ứng dụng này. Việc này giúp tiết kiệm được thời gian và công sức khi đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm. Ngoài ra, chỉ tính toán bằng những hàm đơn giản thì ai cũng có thể sử dụng được. Tuy nhiên, để làm được những công việc liên quan đến doanh thu hay báo cáo, bạn phải học những hàm nâng cao hơn, đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận vì chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể gây ra những sai số nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Lưu trữ dữ liệu không giới hạn

Bạn có thể làm việc, lưu trữ dữ liệu ở một sheet, nhiều sheet, thậm chí là trên nhiều file excel tách biệt nhau. Đặc biệt hơn là khả năng lưu trữ này không hề bị hạn chế, vì vậy bất cứ doanh nghiệp lớn nhỏ đều có thể sử dụng.

Bộ lọc hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Với tính năng này, bạn chỉ cần chọn lệnh “tìm kiếm", bất cứ thông tin có dữ liệu mà bạn tìm đều sẽ hiện ra trước mắt chỉ trong vào giây. Ưu điểm này quá là nổi bật phải không, nó vượt xa cách chi chép bằng tay truyền thống trước kia.

Các mẫu excel quản lý bán hàng hiệu quả

Quản lý hoạt động khách hàng

Để theo dõi quá trình hoạt động khách hàng một cách chi tiết, file excel bao gồm những nội dung sau:

• Cơ hội theo giai đoạn bán hàng
• Giá trị dự kiến của cơ hội theo giai đoạn bán hàng
• Doanh số
• Tổng số khách hàng
• Tổng số công ty
• Tổng số cơ hội

Quản lý khách hàng (tiềm năng)

Quản lý khách hàng tiềm năng giúp phân loại khách hàng và kịp thời đưa ra những chiến lược hỗ trợ cải thiện hoạt động bán hàng và dịch vụ khách hàng. Để quản lý khách hàng một cách chi tiết, mẫu excel cần có ít nhất những thông tin quan trọng sau:

• Các giai đoạn khách hàng từ tiềm năng đến thất bại.
• Khách hàng đang ở “Tình trạng" nào.
• Thông tin khác hàng bao gồm: Tên, email, số điện thoại,...
• Giá trị khách hàng dự kiến đạt được
• Giá trị bán hàng thực tế

Quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận

Đây là mẫu excel mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có, nó giúp doanh nghiệp theo dõi được tình hình tài chính và đưa ra những quyết định đúng đắn hơn khi kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể theo dõi theo từng giai đoạn, từng sản phẩm, từng kênh bán hàng; biết được lợi nhuận gộp, trước và sau thuế. Mẫu quản lý này bao gồm các nội dung sau:

• Doanh thu bán hàng sau chiết khấu
• Giá vốn
• Lợi nhuận gộp
• Chi phí bán hàng và quản lý
• Lợi nhuận ròng

Quản lý sản phẩm bán hàng

Đây là mẫu quản lý thiết yếu của mỗi doanh nghiệp bởi nó giúp theo dõi hiệu suất bán hàng theo từng loại sản phẩm, xác định được đâu là sản phẩm bán chạy, đâu là sản phẩm cần thiết, đâu là sản phẩm ít bán được. Ngoài ra, nó còn giúp các doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng. Mẫu excel này bao gồm các nội dung sau:

• Tên sản phẩm/mã sản phẩm
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Giá nhập
• Giá bán sỉ - lẻ
• Thành tiền

Cách quản lý khách hàng đơn giản thông qua Excel

Quy trình quản lý khách hàng thực hiện bởi excel thực sự đơn giản chỉ cho 6 bước cụ thể sau:

Bước 1: Chuẩn bị tất cả thông tin khách hàng cần quản lý

Thông tin cơ bản của khách hàng bao gồm mã số khách hàng, họ và tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ khách hàng, số lượt giao dịch, lịch sử giao dịch (thời gian, đơn hàng,...).

Bước 2: Khởi tạo bảng tính excel

Sau khi mở ứng dụng excel, vào mục Insert chọn Table. Bạn có thể chọn hoặc nhập số lượng hàng và cột tuỳ theo trường thông tin và lượng khách hàng mà bạn muốn.

Bước 3: Nhập thông tin dữ liệu khách hàng

Đây là thao tác thủ công nên bạn cần nhập tay mọi thông tin khách hàng đã chuẩn bị ở Bước 1. Ngoài ra, bạn cũng cũng thể sử dụng công cụ cỡ chữ, font chữ, màu sắc hay đánh dấu bằng cách in nghiêng, gạch chân hoặc tô đỏ nội dung để dễ dàng nhận biết.

Bước 4: Sắp xếp lại dữ liệu

Đây là thao tác quan trọng giúp bạn hệ thống hoá lại thông tin cần thiết theo một trật tự logic để tránh bỏ sót thông tin khi cần kiểm tra.

Bước 5: Lưu dữ liệu

Lưu dữ liệu là bước quan trọng nhất khi tạo bảng tính. Bởi nếu bạn nhập mọi thứ xong xuôi nhưng “quên" không lưu thì bao công sức của bạn dường như trở về số 0. Để lưu dữ liệu, bạn vào File chọn Save As (đối với bảng tính lưu lần đầu). Sau đó đổi tên cho bảng tính và chọn vị trí lưu phù hợp. Đối với bảng tính lưu từ lần thứ 2 trở đi, bạn chỉ cần vào File chọn Save là dữ liệu sẽ được lưu tiếp.

Sự khác biệt giữa quản lý khách hàng bằng Excel và phần mềm CRM

Tera CRM - Giải pháp quản lý khách hàng tối ưu cho mọi doanh nghiệp

Trên đây là tổng hợp 4 mẫu excel đơn giản hỗ trợ đo lượng hiệu suất bán hàng một cách hiệu quả. Tera Solutions cũng đã hướng dẫn cách tạo, nhập file excel cực kì đơn giản và nêu ra được sự khác biệt khi dùng Excel và khi dùng phần mềm CRM. Excel tuy miễn phí, đơn giản nhưng vẫn còn rất nhiều hạn chế mà Tera đã nêu trên. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn còn đang sử dụng excel trong quản lý hoạt động doanh nghiệp mà vướng phải những hạn chế trên, hãy xem xét, cân nhắc tìm hiểu phần mềm giải pháp quản trị toàn diện Tera CRM dành cho mọi quy mô doanh nghiệp. 

Thông tin liên hệ:

Công ty TNHH Tera Soutions

• Hotline 1: 0372.136.156
• Hotline 2: 0378.858.079
• Email: terasolutionsvn@gmail.com
• Website: https://terasolutions.vn/