Tầm quan trọng của CRM trong ngành giáo dục

Đối với ngành giáo dục, tất cả các thông tin học viên hay quá trình điều hành hệ thống giảng dạy là rất quan trọng cho sự phát triển của một doanh nghiệp. Thế nên, nhiều doanh nghiệp hướng đến việc triển khai hệ thống quản lý CRM (Customer Relationship Management). Bài viết dưới đây, Tera Solutions sẽ chia sẻ tầm quan trọng của CRM đối với ngành giáo dục.

1. CRM là gì?

CRM Customer Relationship Management, nghĩa là quản lý quan hệ khách hàng. CRM là sự kết hợp giữa các chiến lược và công nghệ để cải thiện, xây dựng các mối quan hệ với khách hàng hiện tại cũng như khách hàng tiềm năng.

CRM giúp các doanh nghiệp thu thập, quản lý và phân tích thông tin về khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau như cuộc gọi điện thoại, email, trang web, mạng xã hội và giao dịch mua bán. Sử dụng hệ thống CRM, các tổ chức có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó tăng cường khả năng phục vụ và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

2. Lợi ích của CRM trong ngành giáo dục

Cải thiện quản lý thông tin học sinh

Hiện nay, các cơ sở giáo dục truyền thống thường tổng hợp và quản lý thông tin học sinh, sinh viên bằng cách sử dụng các file Excel hoặc các công cụ thủ công khác. Việc làm này tiềm ẩn rủi ro cao về bảo mật dữ liệu và an toàn thông tin. 

Ngoài ra, CRM còn tự động thu thập và tổng hợp dữ liệu trên hệ thống một cách an toàn và phân loại theo nhu cầu của trung tâm giáo dục. Tạo điều kiện thuận lợi để tăng trải nghiệm cho người học, chăm sóc tốt những học viên sẵn có và những tệp khách hàng tiềm năng cho trung tâm.

Nâng cao trải nghiệm học tập

Ứng dụng CRM vào giáo dục, đào tạo giúp thông tin của học sinh, sinh viên và phụ huynh được quản lý và sắp xếp hiệu quả. Từ đó, các trung tâm giáo dục dễ dàng đưa ra các chiến dịch phù hợp với từng đối tượng, hiệu quả chiến dịch sẽ tăng lên, chi phí tiếp thị sẽ giảm xuống. Trung tâm vừa tiết kiệm được chi phí marketing mà vẫn đảm bảo mức độ hài lòng của khách hàng.

Quản lý hiệu quả quy trình tuyển sinh

Việc ứng dụng CRM vào trong giáo dục giúp các trung tâm đẩy mạnh hiệu quả cho quá trình tuyển sinh và đăng ký. 

CRM cho phép quản lý thông tin hồ sơ sinh viên, bao gồm thông tin cá nhân, quá trình học tập,… Ngoài ra, CRM có thể tích hợp với các hệ thống khác của nhà trường, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi việc đóng học phí, kết nối với LMS (Learning management system - Hệ thống quản lý đào tạo) giúp theo dõi quá trình học tập của học sinh, sinh viên được thuận lợi.

Theo dõi và hỗ trợ học sinh

Doanh nghiệp cần duy trì mối quan hệ tích cực với các đối tượng khách hàng nhằm chuyển họ thành học viên tiềm năng cho tổ chức. Việc này đòi hỏi sự hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng để xây dựng kịch bản kết nối thường xuyên.

Sử dụng các công cụ marketing tự động như SMS brandname hay Email marketing tích hợp trên CRM, doanh nghiệp có thể tạo ra các kịch bản chăm sóc cá nhân hóa cho từng học viên.

Ngoài ra, với việc tích hợp nền tảng đa kênh, CRM cho phép các cơ sở giáo dục có thể tương tác kịp thời với học viên của mình. Người học có thể tiếp cận nhanh chóng, được giải đáp thắc mắc qua kênh liên lạc tiện nhất. Nâng cao trải nghiệm tốt hơn và củng cố mối quan hệ giữa cơ sở giáo dục và người học. 

3. Ứng dụng CRM vào ngành giáo dục

Một trong số những trường đại học lớn ở Mỹ đã áp dụng thành công CRM đó là Đại học Baylor (Baylor University). Đây một trường đại học tư thục lớn nằm ở Waco, Texas, Hoa Kỳ. Thành lập vào năm 1845, Baylor là một trong những trường đại học lâu đời nhất ở Texas và có uy tín cao trong hệ thống giáo dục đại học Mỹ. 

Triển khai CRM tại Baylor

Ban đầu, Baylor xác định nhu cầu cần cải thiện quy trình tuyển sinh từ việc thu hút ứng viên, quản lý hồ sơ đến giao tiếp với ứng viên tiềm năng. Họ lựa chọn hệ thống CRM vì tính linh hoạt và khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có. Quá trình triển khai bao gồm tích hợp các hệ thống quản lý dữ liệu hiện tại và đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống mới.

Sử dụng CRM hiệu quả tuyển sinh tăng cao nhờ tự động hóa các quy trình hành chính, giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho nhân viên và cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Hệ thống cũng giúp Baylor theo dõi tiến trình của từng ứng viên từ giai đoạn nộp đơn đến khi nhập học, tăng tỷ lệ chuyển đổi từ ứng viên thành sinh viên.

Phần mềm Tera CRM là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cơ sở giáo dục trong việc tăng hiệu quả tuyển sinh, quản lý học viên, tạo dựng mối quan hệ với học viên và nâng cao chất lượng giáo dục. Liên hệ ngay với Tera Solutions để được trải nghiệm Tera CRM nhằm tối ưu doanh nghiệp của bạn!